București, ianuarie 2024 – Sistemul RO e-Factura a generat cel mai mare haos din ultimul deceniu în mediul antreprenorial, statul român fiind nepregătit să gestioneze schimbarea pe care o impune și dând dovadă de incompetență în digitalizare prin erorile multiple ale acestui sistem. De asemenea, statul eșuează din nou în a dezvolta o relație bună cu contribuabilii, învinovățindu-i pe aceștia pentru blocaje pe care el însuși le-a creat prin gestionarea rudimentară a implementării e-Factura, subliniază reprezentanții NextUp Solutions, una dintre principalele companii de software, care oferă soluții de automatizare pentru e-Factura
NextUp Solutions, producător de software cu peste 6.000 de IMM-uri în portofoliu, avertizează că cei mai mulți antreprenori și contabili sunt debusolați și dezamăgiți de haosul generat și modul în care statul s-a raport la e-Factura. În plus, aceștia arată că activitatea lor a fost blocată de haosul generat de e-Factura, pierzând timp și bani.
“Prin implementarea RO e-Factura, instituțiile statului își propun să dea cu bățul în contribuabil, amenițând cu amenzi, în cazul nealinierii la sistem. În același timp, ANAF nu este pregătit pentru valul de informații fiscale care va veni, nici pe departe. Infrastructura existentă s-a blocat la nici 25% din estimatul de documente anunțat. Ba mai mult, deocamdată, sistemul existent nici nu preia corect facturile transmise, dublând printr-o trimitere eronată documentele în contul SPV. În ciuda promisiunilor statului cu privire la eficiența și simplificarea proceselor administrative, implementarea sistemului e-Factura a generat în prima lună din an un mare haos. Contrar asigurărilor repetate ale autorităților, se pare că statul nu a fost pregătit pentru volumul masiv de informații și tranzacții care trebuie gestionate prin această inițiativă și să gestioneze schimbarea pe care o impune. Totodată, dă dovadă de incompetență în digitalizare prin erorile generate de sistem. Toate astea creează o relație de neîncredere în instituția de control fiscal din partea contribuabilului, iar nivelul de frustrare este cu atât mai mare cu cât oficialii au tot anunțat amenzi, date fixe și s-au absolvit de orice vină a nefuncționării sistemului. Adică dăm cu biciul, fără să explicăm pentru ce îl pedepsim pe antreprenor”, declară Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.
Prin implementarea e-Facturii pentru facturi B2B, firmele din întreaga țară s-au confruntat cu o serie de probleme tehnice și administrative. Astfel, erorile generate de e-Factura au dat peste cap activitatea în multe firme, fiind pierdute timp prețios și bani cu transmiterea facturilor în Spațiul Privat Virtual (SPV) în loc ca operațiunile zilnice să funcționeze eficient.
Astfel, pe fondul problemelor generate de implementarea e-Factura, multe firme au accelerat procesul de digitalizare, solicitând softuri de facturare care transmit în mod automat facturile în SPV. În acest sens, cererea pentru softuri de facturi a crescut cu peste 50% numai în primele două săptâmâni din ianuarie.
„Cererea exponențială pentru softuri de facturare în ianuarie este, printre altele, o consecință a implementării e-Facturii de la 1 ianuarie. Sigur, poți să faci și muncă manuală, dar nimeni nu vrea birocrație în plus în ograda proprie. Antreprenorul vrea să lucreze curat, vrea predictibilitate în general și mai ales în privința costurilor generate de birocrație. E- Factura este în esență un pas bun, vom ajunge într-o zi să știm despre această raportare, dar să nu avem nevoie să facem mai nimic legat de ea deoarece o fac softurile. Softurile sunt pregătite. Antreprenorul vrea. Contabilul face. Statul ne promite, dar ne blochează cu neputința lui. Și ne amenință cu amenzi după 31 martie. Vorbă multă, rezultate deloc”, explică Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.
La ce muncă și riscuri se supun contribuabilii
Considerată de mulți antreprenori o muncă în plus, transmiterea facturilor prin e-Factura are loc instantaneu cu softul potrivit. Completarea manuală a datelor pentru fiecare factură pe site-ul ANAF poate dura și 10 de minute, în funcție de numărul de linii de pe factură și abilitatea utilizatorului de a completa datele necesare rapid.
Fiecare factură de vânzare emisă de către contribuabil va trebui încărcată în SPV. Fără un soft, acest lucru se desfășoară în felul următor: pentru fiecare factură emisă, este necesară conversia din PDF în XML, apoi accesarea SPV și încărcarea XML-ului în SPV. De asemenea, trebuie accesat și verificat des SPV pentru facturile așteptate de la furnizori – fiecare factură va trebui descărcată în format XML și apoi convertită în format PDF. Acest lucru va îngreuna considerabil munca, mai ales că tot acest proces anevoios va trebui efectuat în termen de 5 zile de la emiterea unei facturi, pentru a evita eventuale amenzi. În schimb, cu un soft potrivit cum este NextUp, facturile sunt transmise în SPV cu un singur click, în doar o secundă, și sunt descărcate automat din SPV odată primite de la furnizori.
NextUp Solutions este dezvoltatorul unui soft ERP care îi scutește pe antreprenori de timp cu birocrația, cum este e-Factura. Softul NextUp este adaptat afacerilor locale și folosit cu precădere în retailul online, retailul tradiţional, producţie, distribuţie şi servicii, pentru a automatiza activităţi repetitive consumatoare de resurse şi a optimiza procesele şi previziunile de business. NextUp are peste 6.000 de clienți, cu o medie de 5 utilizatori per companie.
English version
NextUp Solutions – RO e-Invoice: The road to digitization is paved with good intentions, but it is done with the whip. The taxpayer’s frustration level is at an all-time high
Bucharest, January 2024 – The RO e-Invoice system has generated the biggest chaos of the last decade in the entrepreneurial environment, the Romanian state being unprepared to manage the change it imposes and showing incompetence in digitization through the multiple errors of this system. Also, the state is once again failing to develop a good relationship with taxpayers, blaming them for blockages that it created through the rudimentary management of e-Invoice implementation, emphasize the representatives of NextUp Solutions, one of the main companies of software, which offers automation solutions for e-Invoicing.
NextUp Solutions, a software manufacturer with more than 6,000 SMEs in its portfolio, warns that most entrepreneurs and accountants are disheartened and disappointed by the chaos generated and the way the state has related to e-Invoice. In addition, they report that their business has been blocked by the chaos generated by e-Invoicing, wasting time and money.
„Through the implementation of RO e-Invoice, the state institutions intend to hit the taxpayer, threatening fines, in case of non-alignment with the system. At the same time, ANAF is not ready for the wave of tax information that will come, not even by a long shot. The existing infrastructure has stalled at not even 25% of the announced document estimate. What’s more, for the time being, the existing system does not even receive the invoices sent correctly, duplicating the documents in the SPV account through an erroneous sending. Despite the state’s promises regarding the efficiency and simplification of administrative processes, implementing the RO e-Invoice system generated great chaos in the first month of the year. Contrary to the repeated assurances of the authorities, it seems that the state was not prepared for the massive volume of information and transactions that must be managed through this initiative and to manage the change it requires. At the same time, it shows incompetence in digitization through the errors generated by the system. All this creates a relationship of distrust in the tax control institution from the taxpayer’s side, and the level of frustration is all the greater as the officials kept announcing fines, fixed dates, and absolving themselves of any blame for the system’s failure. That is, we whip, without explaining why we are punishing the entrepreneur”, says Roxana Epure, Managing Partner of NextUp Solutions.
By implementing e-Invoice for B2B invoices, companies across the country faced a number of technical and administrative issues. Thus, the errors generated by the e-Invoice upset the activity in many companies, being lost precious time and money with the transmission of invoices in the Virtual Private Space (SPV) instead of the daily operations working efficiently.
Thus, against the background of the problems generated by the e-Invoice implementation, many companies have accelerated the digitization process, requesting invoicing software that automatically transmits invoices to the SPV. In this regard, the demand for invoice software increased by more than 50% in the first two weeks of January alone.
„The exponential demand for invoicing software in January is, among other things, a consequence of the implementation of the e-Invoice from January 1. Sure, you can do manual work, but no one wants extra bureaucracy in their backyard. The entrepreneur wants to work clean, and wants predictability in general, and especially in the costs of red tape E-Bill is a good step, we will one day know about this reporting but not need to do anything about it because the software does it. The software is ready. The entrepreneur wants it. The accountant does it. The state promises us but blocks us with its powerlessness. And threatens us with fines after March 31. Much talk, no results”, explains Roxana Epure, Managing Partner NextUp Solutions.
Considered by many entrepreneurs as extra work, sending invoices via e-Invoice takes place instantly with the right software. Manually filling in the data for each invoice on the ANAF website can take up to 10 minutes, depending on the number of lines on the invoice and the user’s ability to fill in the necessary data quickly.
Each sales invoice issued by the taxpayer will have to be uploaded to the SPV. Without software, this is done as follows: for each invoice issued, it is necessary to convert from PDF to XML, then access the SPV and upload the XML to the SPV. The SPV must also be accessed and checked frequently for invoices expected from suppliers – each invoice will need to be downloaded in XML format and then converted to PDF format. This will make the work considerably more difficult, especially since this arduous process will have to be carried out within 5 days of issuing an invoice, to avoid possible fines. Instead, with the right software like NextUp, invoices are sent to the SPV with one click, in just one second, and are automatically downloaded from the SPV once received from the suppliers.
NextUp Solutions is the developer of ERP software that saves entrepreneurs time with red tape, such as e-Invoicing. The NextUp software is adapted to local businesses and used mainly in online retail, traditional retail, production, distribution, and services, to automate repetitive activities that consume resources and optimize business processes and forecasts. NextUp has over 6,000 customers, with an average of 5 users per company.
